Mengenal Cara Kerja ERP dan Rekomendasi ERP Populer di Indonesia

ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan suatu teknologi yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola berbagai data perusahaan. ERP bekerja dengan mengkoordinasikan data dari berbagai departemen atau divisi secara realtime untuk mendapatkan hasil yang terbaru dan akurat. Dengan ERP, perusahaan dapat melakukan efisiensi untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan.

Dalam dunia bisnis, ERP sangat bermanfaat terutama bagi perusahaan besar maupun perusahaan middle up yang memiliki banyak karyawan dan kompleksitas operasional. Dengan adanya ERP, perusahaan akan lebih terbantu meskipun ruang lingkup kerja tersebar di berbagai wilayah.

Cara kerja sistem ERP

Inti dari ERP adalah integrasi. Jika anda masih bingung bagaimana ERP bekerja, berikut adalah 4 prinsip cara kerja ERP:

1. Data terpusat

ERP bekerja dengan menampung data dalam perusahaan dalam satu pusat data. Semua data dari departemen akuntansi, produksi, SDM, Penjualan dan departemen lainnya akan ditampung dalam satu database pusat.

2. Integrasi

Setiap departemen akan memiliki modul masing-masing. namun karena data yang dihasilkan dari masing-masing modul masuk dalam database yang sama, maka semua data dapat saling terintegrasi. Contoh saat bagian penjualan memasukkan penjualan, maka data akan terintegrasi ke bagian keuangan atau bagian stok.

3. Aliran data real-time

Saat data diinput dalam sistem, perubahan dari masing-masing modul dapat berubah secara langsung (real-time) tanpa harus melakukan input data berulang.

4. Otomatisasi proses dan laporan

Saat terjadi transaksi atau kegiatan tertentu dalam setiap modul akan secara otomatis mempengaruhi data dari modul yang lain. Laporan dari masing-masing modul juga dapat didapatkan dengan mudah menggunakan fitur yang sudah ada dalam ERP. 

Jenis-jenis ERP

Sebelum menggunakan sistem ERP, anda harus tahu terlebih dahulu bahwa ERP memiliki beberapa jenis. Jenis ERP yang dapat digunakan oleh perusahaan diantaranya yaitu:

1. ERP On-Premise

ERP yang diinstal dan dijalankan di server pribadi milik perusahaan. sistem ERP ini dapat memberikan akses penuh dalam mengolah data dan menentukan infrastruktur yang akan dibangun oleh perusahaan.

Jenis ERP ini biasanya digunakan oleh perusahaan besar yang membutuhkan keamanan data dan memiliki prosedur operasionalnya sendiri. biaya yang diperlukan untuk menjalankan sistem ERP ini juga cukup mahal dan membutuhkan bantuan tenaga IT internal yang profesional.

2. Open Source ERP

Open Source ERP memungkinkan anda untuk menginstal sistem ERP dengan kode sumber (Open Source) yang dapat diakses, dimodifikasi dan didistribusikan secara bebas.

jenis ERP ini digunakan oleh bisnis kecil hingga menengah karena biayanya yang murah dan dapat diakses gratis. namun dalam implementasinya, perlu waktu yang lebih untuk mempelajari, memodifikasi dan menerapkannya dalam bisnis anda.

3. ERP Cloud-Based

ERP berbasis cloud memungkinkan anda untuk menyewa hosting cloud untuk menyimpan data perusahaan. ada beberapa keuntungan menggunakan ERP jenis ini, seperti biaya yang lebih murah, akses yang mudah, pemeliharaan yang ditangani oleh penyedia layanan, dan memiliki skalabilitas tinggi untuk menunjang perkembangan bisnis anda. 

ERP ini banyak diminati terutama bagi perusahaan middle-up yang memiliki biaya terbatas dengan kesempatan untuk berkembang yang tinggi.

4. Hybrid ERP

Hybrid ERP merupakan gabungan dari On-Premise ERP dan Cloud. ERP ini cocok bagi perusahaan yang ingin mengadopsi sistem cloud secara bertahap atau menyimpan sebagian data penting dalam kendali penuh perusahaan.

Manfaat penggunaan ERP

Selain menerapkan digitalisasi dalam laporan operasional perusahaan, ERP memiliki banyak manfaat yang sangat membantu dalam kemajuan perusahaan, seperti:

1. Integrasi data terpusat

ERP mampu menampung data dari berbagai departemen. Karena data terpusat dalam satu server, perusahaan dapat dengan mudah mengintegrasikan dan mengolah data sesuai dengan kebutuhan.

2. Akurat dan up to date

Karena bersifat real-time, data yang dihasilkan dalam ERP dapat disesuaikan sehingga mampu memberikan data yang terbaru.

3. Efisiensi pengolahan data perusahaan

Dengan integrasi yang baik dari masing-masing data, perusahaan dapat memperoleh dan mengolah data dengan cepat tanpa harus menunggu laporan dari masing-masing divisi atau departemen secara manual yang memerlukan banyak waktu. 

4. Mempermudah analisa data dan pengambilan keputusan

Dengan data yang akurat dan terbaru, perusahaan dapat menganalisa masalah dan mengambil keputusan sesuai dengan data yang telah ada.

5. Mengurangi tingkat kesalahan

Karena sistemnya yang otomatis dan terstruktur, ERP dapat memberikan data yang akurat tanpa melewatkan variabel tertentu yang biasanya luput dari perhatian manusia.

ERP Populer di Indonesia

Terdapat beberapa jenis ERP yang digunakan di Indonesia, baik pada perusahaan kecil, menengah maupun perusahaan besar. Penggunaan ERP ini biasanya akan disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan itu sendiri. Berdasarkan skala dan fokus perusahaan, berikut adalah rekomendasi ERP yang banyak digunakan di Indonesia:

1. Perusahaan Kecil-Menengah (UMKM) 

Perusahaan kecil-menengah biasanya menggunakan ERP dasar yang modular dengan biaya terjangkau. contohnya:  Mekari,  SAP Business One, Odoo. 

Odoo menjadi paling populer karena sistemnya yang modular dan relatif terjangkau untuk usaha kecil-menengah (UMKM).

2. Perusahaan Menengah-Enterprise (Besar)

Biasanya menggunakan ERP yang menawarkan enterprise-grade, analisis mendalam dan integrasi yang kompleks. Contohnya : SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Epicor. Dalam hal ini, SAP adalah pemimpin ERP untuk perusahaan besar dengan kompleksitas tinggi. 

3. Perusahaan Manufaktur

Perusahaan manufaktur biasanya memerlukan ERP yang dapat memberikan fitur unik yang sesuai dengan operasional perusahaan seperti manajemen produksi, bahan baku maupun manajemen pasokan. Contohnya: SAP, Epicor, ERPNext.

4. Retail dan Restoran

Odoo menawarkan berbagai fitur yang sesuai dengan operasional retail dan restoran sehingga memudahkan perusahaan dalam mengelola data seperti akuntansi, laporan penjualan, stok gudang, hingga manajemen pesanan dan meja dalam restoran.

Ada beberapa cara untuk mengimplementasikan ERP di sebuah perusahaan, seperti membentuk tim IT internal perusahaan atau menggunakan jasa layanan eksternal (freelancer atau software house). Biasanya perusahaan akan menentukan implementasi ERP sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas perusahaan. 

Lancarweb memberikan layanan implementasi ERP terutama Odoo ERP. Mulai dari perusahaan kecil-menengah hingga enterprise, Lancarweb dapat menginstal dan menset-up modul dan fitur-fitur dalam ERP sehingga dapat digunakan sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan. Anda bisa melakukan konsultasi gratis dengan Lancarweb untuk mendapatkan solusi terbaik dari masalah digital di perusahaan anda.